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E-Rechnungspflicht – wussten Sie, dass…

Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung für Unternehmen?

• Einführung der E-Rechnung anhand Wachstumschancengesetz am 27. März 2024
• Pflicht zur E-Rechnung gilt künftig für Unternehmen in Deutschland
• Hintergrund ist die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission
• Geplant ist ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer
• Die E-Rechnung ist eine Maßnahme zur Einführung des Meldesystems
• Die EU-Umsetzung des Meldesystems ist ursprünglich bis 2028 geplant
• Deutschland plant sein Meldesystem nach Einführung der EU-Lösung

Was wird sich ändern?
Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Elektronische Rechnung

• Wird künftig in einem strukturierten elektronischen Datenformat gemäß EU-Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen
• Ziel: Automatisierte elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Beispiele zulässiger Formate:

• XRechnung: Schon im öffentlichen Auftragswesen genutzt
• ZUGFeRD: Hybrides Format aus PDF + XML
• Factur-X: Französisches Format, zulässig bei Einhaltung technischer Normen
• PDF, .tif, .jpeg, .docx usw. sind nicht ausreichend

Sonstige Rechnungen sind:

• Papierrechnungen
• Rechnungen in nicht strukturierten elektronischen Formaten (z. B. PDF, JPG,)

Wichtig:

• PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht als elektronische Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“
• Sie erfüllt keine Anforderungen strukturierter E-Rechnungen gemäß EN 16931

Wer ist betroffen?
E-Rechnungspflicht gilt für:

• Steuerbare B2B-Lieferungen und -Leistungen
• Unabhängig, ob Haupt- oder Nebenerwerb
• Nur bei Ansässigkeit beider Parteien im Inland

Ansässigkeit im Inland liegt vor bei:

• Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland
• Alternativ: Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland
• Nur umsatzsteuerliche Registrierung in DE reicht nicht aus

Keine E-Rechnungspflicht für:

• B2C-Umsätze (an private Endverbraucher)
• Grenzüberschreitende B2B-Umsätze

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich:

• E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
• Ohne Zustimmung des Empfängers

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich ab 1. Januar 2025:
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller:

• Übergangszeitraum: 2025 bis 2027

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 enthält:

• Erste Einzelheiten zur praktischen Umsetzung der E-Rechnung
• Klarstellungen zur Rechtsanwendung im Unternehmensalltag

Bis Ende 2026…

• dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden
• Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig - wie bisher, ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich
• Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen

Bis Ende 2027…
Umsatz ≤ 800.000 EUR (im Jahr 2026):

• Papierrechnungen weiterhin erlaubt für B2B-Umsätze in 2027
• Auch nicht strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. PDF) zulässig -> Mit Zustimmung des Empfängers

Umsatz > 800.000 EUR (im Jahr 2026):

• Keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr erlaubt (ohne Norm)
• Rechnungsstellung per EDI-Verfahren noch zulässig für 2026 & 2027
  → Auch wenn EDI-Daten nicht dem strukturierten Format nach EN 16931 entsprechen
  → Nur möglich, wenn tatsächlicher elektronischer Datenaustausch stattfindet

Ab 2028…
… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.

Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 1. Januar 2025:
Alle Unternehmen müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten – unabhängig davon, ob sie selbst zur Ausstellung verpflichtet sind. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller keine Übergangsregelungen nutzt. Auch Kleinunternehmer oder Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden (B2C) sollten den Empfang von E-Rechnungen technisch ermöglichen.

Zustimmungspflicht – nur noch eingeschränkt:
Für E-Rechnungen nach neuem Standard ist keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig. Eine Zustimmung ist nur erforderlich bei Rechnungen im nicht-konformen Format (z. B. PDF), Fällen ohne E-Rechnungspflicht (z. B. Kleinbetragsrechnungen, steuerfreie Umsätze) und B2C-Umsätzen (Rechnungen an Privatpersonen)

Fazit: Unternehmen müssen sich jetzt auf den E-Rechnungsempfang vorbereiten – unabhängig von Branche oder Umsatz.

Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt? Zulässige Übermittlungswege:

• Versand per E-Mail
• Bereitstellung über elektronische Schnittstelle
• Gemeinsamer Zugriff auf zentralen Speicherort (z. B. Konzernlaufwerk)
• Download über Internetportal

Externe Dienstleister dürfen beauftragt werden, wenn:

• Der Unternehmer sicherstellt, dass alle formalen Anforderungen gemäß UStG eingehalten werden.

Sicherheit: Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach zunächst aus. Das Cyberrisiko steigt bei Dateianhängen, daher sollte eine Prüfung auf Schadsoftware genutzt werden.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind weiterhin als sonstige Rechnung zulässig. Steuerfreie Leistungen gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG sind ausgenommen von der E-Rechnungspflicht.

Kleinunternehmer: Aufgrund der Umsatzsteuerbefreit seit 01.01.2025, nicht zur E-Rechnungsausstellung verpflichtet. Rechnungen sind weiterhin in Papierform oder z. B. als PDF möglich. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen bleibt bestehen!

Aufbewahrungspflichten:

• 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (unverändert)
• Beachtung der GoB-Grundsätze
• E-Rechnung muss im ursprünglichen strukturierten Datenformat gespeichert werden
• Unveränderbarkeit muss gewährleistet sein
• Bei zusätzlich übermitteltem PDF-Bildformat ➜ trotzdem Archivierungspflicht für das strukturierte Originalformat

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